Votre gestion de stock tient dans un Excel.

Quatre personnes ouvrent le même fichier de gestion de stock. La dernière qui enregistre écrase le travail des trois autres, et personne ne le voit avant la commande de trop. Une seule personne comprend les formules, les colonnes masquées et la macro qui recalcule tout. Elle est en congés la semaine où le chiffre ne tombe plus juste. Les entrées et les sorties se notent sur un carnet en atelier ou en entrepôt, quelqu'un ressaisit le soir, et votre stock a toujours un jour de retard sur la réalité. L'inventaire de fin de mois sert alors à rattraper des écarts qu'on n'explique plus. Chaque secteur ajoute sa contrainte : les matières premières périment, les pièces détachées se déclinent en références voisines qu'on confond, les équipements de protection se suivent par lot, la restauration compte en unités qui ne sont pas celles d'achat. Ce n'est ni un problème de compétence, ni un problème de sérieux : c'est un fichier fait pour calculer, à qui on demande de coordonner une équipe.

Faites le calcul sur vos chiffres, il est rarement agréable. Les ruptures. Une référence sous son seuil de réapprovisionnement sans que personne ne l'ait vu, c'est une commande décalée ou perdue. Comptez combien par trimestre, multipliez par votre panier moyen : la plupart des dirigeants découvrent ici un montant à quatre chiffres. Le stock dormant. Ce que vous avez commandé deux fois faute de savoir qu'il en restait, et ce qui s'est périmé au fond d'une étagère. C'est de la trésorerie immobilisée, et elle ne se voit dans aucun tableur qui ne calcule pas la valeur du stock en continu. Le temps. L'inventaire du vendredi, la ressaisie du soir, la demi-heure passée à comprendre pourquoi deux fichiers ne donnent pas le même nombre. Comptez les heures, multipliez par un coût horaire chargé, et regardez ce que ça fait sur une année. Les écarts qu'on ne sait plus expliquer. Une casse, un vol, une sortie oubliée : sans motif ni horodatage, un écart d'inventaire devient une discussion, puis une habitude. Tant que ces quatre lignes restent sous quelques centaines d'euros par mois, gardez votre fichier. On vous le dit franchement, et le modèle ci-dessus est là pour ça.

• Alertes avant la rupture, pas après
• Inventaire depuis le téléphone, en entrepôt
• Valeur du stock connue en permanence

Le jour où le fichier ne suffit plus, on ne vous vend pas un logiciel de gestion de stock à cinquante fonctions dont vous en utiliserez trois. On construit ce que votre fichier faisait, en mieux, et rien d'autre. Chacun saisit ses entrées et ses sorties depuis son poste ou depuis son téléphone, sans écraser personne, et le stock est juste pour tout le monde en même temps. Les seuils préviennent avant la rupture. La valeur du stock est connue en permanence, par référence et au total. L'inventaire se fait en marchant dans l'entrepôt ou l'atelier, pas avec un carnet puis une soirée de ressaisie, et chaque écart garde son motif, sa date et son auteur. Selon les métiers, on y ajoute les lots et les dates de péremption, les unités d'achat et de vente qui diffèrent, ou le coût de revient réel. Et vos habitudes restent les vôtres : on part de votre fichier, de vos codes articles et de vos exceptions, pas d'un modèle standard auquel il faudrait vous plier.

Acompte de 30 %, le reste en mensualités fixes. L'outil vous appartient.

Be by Emma est une savonnerie artisanale. Ses matières premières sont périssables, ses recettes en consomment plusieurs à la fois, et le stock se recalculait à la main après chaque production. Aujourd'hui, chaque production décrémente le stock toute seule, au premier entré premier sorti, les dates de péremption remontent d'elles-mêmes, et le coût de revient réel se calcule au passage, port des matières compris. Ce que ça a donné, chiffres publiés sur sa fiche : 30 % de pertes de matières premières en moins, 20 % de gains grâce aux productions proposées selon les quantités et les dates disponibles, et plus d'inventaire annuel de rattrapage, le stock étant juste en continu. Alltricks Reconditionné, dans un tout autre registre, suit chaque vélo repris en magasin jusqu'à son arrivée à l'entrepôt : plus de 100 estimations traitées par mois, et quatre semaines entre le cadrage et la mise en ligne.