Vous avez un logiciel d'agence. Il gère les annonces, la diffusion sur les portails, l'historique des contacts. Et pourtant, un Excel reste ouvert sur un des écrans.
Ce fichier-là, tout le monde le connaît. On y suit les mandats qui arrivent à échéance, on y note qui relancer cette semaine, on y prépare les contrats de gestion. Personne ne l'a voulu. Il s'est installé parce que le logiciel ne faisait pas tout.
Cet article explique pourquoi cet Excel existe presque partout. Il montre ensuite ce que fait, à sa place, un logiciel sur mesure : il fluidifie le parcours d'un dossier pour que vos équipes se concentrent sur la relation commerciale. Vous y trouverez la liste des fonctionnalités possibles et le prix.
Pourquoi le logiciel du marché laisse toujours un trou
Un logiciel du marché sert des milliers d'agences à la fois. Il couvre donc ce que toutes ont en commun : saisir un bien, l'annoncer, le diffuser, signer un document.
Ce qui fait la façon de travailler de votre agence n'est pas dans la liste. Votre manière de qualifier un acquéreur. Le moment où vous relancez un vendeur dont le mandat s'essouffle. Les pièces que vous exigez avant un contrat de gestion. L'ordre dans lequel un dossier passe de main en main.
Un éditeur qui sert tant de clients ne peut pas ajouter une fonction pour un seul d'entre eux. L'agence s'adapte donc au logiciel, et ce qui n'y rentre pas finit dans un fichier à côté.
Nous avons regardé ce que les éditeurs annoncent sur leurs sites (Modelo, l'ancien Netty, Apimo, Hektor, ImmoFacile). Le socle est solide et semblable : mandats, diffusion, rapprochement, signature. La gestion locative n'est annoncée comme module intégré sur aucune des pages que nous avons lues. Et la personnalisation proposée porte sur les modèles de documents, la langue ou des options, rarement sur vos règles. Certains incluent un site internet dans l'abonnement, ce qui peut compter dans votre choix. Un seul affiche son prix : 89 € par mois pour Apimo.
Si ce socle suffit, gardez-le. Sinon, la section suivante vous dit ce qu'un outil construit pour vous peut ajouter.
Ce que le logiciel du marché ne fait pas
Voici ce qu'on retrouve le plus souvent dans une agence indépendante.
Un suivi de mandat qui prévient avant qu'il soit trop tard. La date de fin existe quelque part. Personne ne vous dit « ce mandat expire dans trois semaines et n'a pas été relancé depuis un mois ».
Une relance qui part au bon moment. Pas une relance générique : celle qui correspond à la situation du dossier, avec le rappel pour la personne qui doit s'en charger.
Des critères de recherche qui ressemblent à votre marché. Un logiciel standard connaît les pièces et l'étage. Votre clientèle cherche peut-être autre chose, ou le même critère avec une souplesse que le standard n'offre pas.
Des contrats de gestion qui se préparent presque seuls. Aujourd'hui, les mêmes informations sont ressaisies à chaque fois, les documents rédigés à la main, une version circule par mail. Chaque ressaisie est une occasion d'erreur.
Un pilotage pour le dirigeant. Quel négociateur transforme le mieux ? Quels biens traînent ? Quel mois s'annonce creux ? Les réponses existent, mais éparpillées entre le logiciel, l'Excel et la tête de deux personnes.
Le départ de la personne qui sait. C'est le risque le plus discret. Les règles de l'agence vivent chez une ou deux personnes. Le jour où l'une d'elles part ou s'absente, l'activité ralentit.
Toutes les fonctionnalités possibles
Voici ce qu'on peut construire pour une agence. Tout n'est pas à prendre : on choisit ensemble ce qui vous sert, et on le range dans l'ordre où vous en avez besoin.
21 fonctionnalités
| Catégorie | Fonctionnalité | Ce qu'elle fait pour vous |
|---|---|---|
| Vos biens et votre site5 fonctionnalités | Catalogue de biens | Fiches complètes (photos, vidéo, diagnostics), recherche sur la carte, filtres propres à votre clientèle. Les biens confidentiels ne sont visibles que par lien direct. |
| Saisie unique | Un bien saisi une fois alimente le site, les alertes et le suivi des contacts. Plus de fichier à tenir à côté. | |
| Statuts des biens | En ligne, sous offre, vendu, suspendu, confidentiel. Chacun voit l'état réel en un coup d'œil. | |
| Reprise de l'existant | Vos biens, contacts et photos actuels sont importés. | |
| Votre site internet | Un site relié à l'outil : une seule saisie pour les deux. | |
| Vos mandats et vos ventes5 fonctionnalités | Suivi de commercialisation | Une frise des étapes, du mandat signé à l'acte authentique, avec les documents échangés avec le vendeur. |
| Rappel de fin de mandat | Une alerte automatique avant l'échéance, envoyée à la bonne personne. | |
| Relances automatiques | Messages programmés (par exemple à J+3 puis J+8), puis suivi manuel si besoin. | |
| Informer toutes les parties | Un seul envoi aux bonnes personnes (vendeur, acquéreur, notaire) au bon moment. | |
| Contrats de gestion | Les informations déjà saisies préremplissent le contrat. Moins de ressaisie, moins d'erreurs. | |
| Vos acquéreurs et vos vendeurs6 fonctionnalités | Fichier des acquéreurs et des vendeurs | Un contact, une fiche : statut, notes internes, biens rattachés. |
| Rapprochement biens et acquéreurs | À l'arrivée d'un bien, le logiciel le compare aux recherches enregistrées et prévient les acquéreurs concernés. | |
| Alertes sur recherche | L'acquéreur enregistre sa recherche et reçoit un mail à chaque bien correspondant. | |
| Souplesse sur les critères | Montrer un bien légèrement au-dessus du budget, sans inonder l'acquéreur de messages. | |
| Estimation selon votre barème | Un avis de valeur calculé avec vos critères, au lieu d'estimations faites à la main. | |
| Demandes entrantes classées | Le formulaire du site (contact, estimation) crée directement un contact dans l'outil. | |
| Les espaces pour vos clients2 fonctionnalités | Espace vendeur | Le vendeur suit l'avancement de la vente et retrouve ses documents. |
| Espace acquéreur | Favoris, recherches enregistrées, échanges avec l'agence. | |
| Gestion locative et pilotage3 fonctionnalités | Gestion locative | Baux, loyers, relances d'impayés, documents, indicateurs de rendement et d'occupation. |
| Tableau de bord du dirigeant | Ventes par négociateur, biens qui traînent, mandats qui expirent, activité du mois. | |
| Rôles et accès | Chacun voit ce qui le concerne : négociateur, assistante, gestionnaire, dirigeant. |
De l'offre à l'acte authentique, étape par étape
Une vente ne se joue pas en un seul geste. Elle passe par des étapes, et à chacune il faut penser à une dizaine de petites choses. Voici ce que l'outil fait à votre place pour passer à la suite.
Version texte, pour ceux qui lisent sans animation :
- Offre d'achat. L'offre est rattachée au bien et à l'acquéreur, le vendeur est prévenu, une relance part s'il ne répond pas.
- Offre acceptée. Le bien passe « sous offre », la liste des pièces est envoyée, le dossier du compromis est prérempli.
- Compromis signé. La signature électronique part avec rappel, le notaire reçoit le dossier, les dates limites sont calculées.
- Rétractation. Un compte à rebours s'affiche, un rappel part avant la fin du délai, le dossier avance seul ensuite.
- Conditions suspensives. Chaque condition a sa date et son responsable, les relances partent, une alerte prévient si une date approche.
- Acte authentique. Convocations et rappel de la veille, pièces transmises au notaire, bien retiré des portails, facture préparée, tableau de bord mis à jour.
Les avantages concrets
- Un outil à votre image. Il suit votre parcours de dossier, avec vos mots et vos étapes.
- Une information saisie une fois. Moins de ressaisie, moins d'erreurs, plus de temps pour vos clients.
- Des règles écrites dans l'outil. Elles ne dépendent plus de la mémoire d'une ou deux personnes.
- Pas de licence par utilisateur. Le coût ne monte pas à chaque négociateur qui arrive.
- Un outil qui évolue avec vous. On l'améliore sur de vrais cas, après la livraison.
- Vos données chez vous. L'outil vous appartient. Vous ne dépendez pas d'un éditeur qui change de politique.
On ne vous demande pas de tout remettre à plat. On garde ce qui marche et on retire ce qui fait perdre du temps. Vous pouvez aussi lire notre comparaison entre un logiciel standard et un logiciel sur mesure.
Combien coûte un logiciel sur mesure pour une agence immobilière
Beaucoup d'agences n'imaginent pas payer un prix fixe pour un logiciel : elles sont habituées à un abonnement mensuel. Voici donc des repères clairs.
- Réalisation : de 5 000 à 12 000 € HT pour une agence, selon les fonctionnalités retenues. Un outil centré sur les mandats, le suivi et le rapprochement se situe en bas de la fourchette. Plus vous ajoutez de modules (gestion locative, espaces clients, site relié), plus on monte.
- Maintenance : 100 € HT par mois. Elle couvre l'hébergement, la sécurité et les corrections.
- Paiement mensualisable. Si vous préférez un abonnement à une facture unique, nous pouvons étaler la réalisation.
Pour comparer, ajoutez les licences d'un logiciel du marché sur plusieurs années, multipliées par le nombre de négociateurs. Nous avons fait ce calcul dans l'article Acheter un logiciel à 300 €/mois ou développer un outil.
Le prix exact est annoncé après une demi-journée de cadrage, qui sert à fixer précisément ce que fera l'outil.
Des cas réels
Cavaléa, agence immobilière spécialisée dans les biens équestres. Les logiciels du marché comptent des pièces et des étages. La clientèle de Cavaléa cherche des hectares, des pâtures, des boxes. Résultat : des fichiers Excel dispersés, aucun suivi des prospects, des références de biens incohérentes, des estimations faites à la main. Nous avons construit leur site internet et leur outil de gestion : catalogue aux critères de leur métier, suivi de la vente en six étapes, rappel avant la fin de chaque mandat, rapprochement entre un nouveau bien et les recherches des acquéreurs, estimation selon leur barème. Le cadrage a pris trois matinées. Six mois plus tard, elles sont revenues pour la gestion locative. Voir la réalisation Cavaléa. « Je ne peux que vous conseiller Marine et Quentin (et leur équipe) [...]. Ils ont su être à l'écoute, comprendre notre besoin et assurer un suivi très rassurant et sympathique. » Honorine Dutel, avis Google.
Tailor Immo, agence immobilière. Nous avons réalisé leur site internet, puis accompagné l'évolution de leur logiciel de gestion : diffusion des annonces sur plusieurs portails, souplesse des critères de recherche pour que l'acquéreur voie un bien légèrement au-dessus de son budget, reprise du travail quand le contrat de leur ancien logiciel touchait à sa fin.
Une structure immobilière que nous accompagnons en ce moment. Son équipe cherchait chaque jour ce qui était en retard dans un suivi. Nous construisons avec elle un tableau qui indique, chaque matin, ce qui demande une action. Elle n'est pas nommée pour l'instant : nous compléterons ce passage à la livraison, avec la page réalisation.
Quel est le meilleur logiciel pour une agence immobilière ?
Il n'existe pas de meilleur logiciel dans l'absolu : le bon est celui qui colle à la façon dont votre agence travaille. Les logiciels du marché conviennent quand vous travaillez comme la moyenne. Un outil sur mesure devient le meilleur choix quand l'écart avec votre façon de faire vous coûte du temps.
Soyons honnêtes : si votre agence travaille comme la moyenne, si personne n'a jamais dit « il manque ça » et si aucun Excel ne tourne à côté, le logiciel du marché suffit. Un outil sur mesure se justifie quand l'écart entre votre façon de travailler et le logiciel vous coûte du temps chaque semaine.
Un test simple : combien de fichiers vivent en dehors de votre logiciel, et combien de personnes savent s'en servir ? Si la réponse est « plusieurs » et « deux », l'écart est déjà là. Notre article 7 signes que votre entreprise a dépassé Excel vous aide à le mesurer.
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Entre 5 000 et 12 000 € HT selon les fonctionnalités, plus 100 € HT par mois de maintenance. Le prix exact est fixé après une demi-journée de cadrage, et la réalisation peut être mensualisée.
Oui. Vos biens, vos contacts, vos photos et votre historique sont récupérés et repris dans le nouvel outil. Cette reprise est incluse dans la prestation. Vous pouvez aussi garder votre logiciel actuel pendant la mise en place, le temps de basculer sans interruption.
Celui qui suit votre façon de travailler. Si vous travaillez comme la moyenne, un logiciel du marché suffit. Si un Excel tourne à côté ou si des règles de votre agence n'y rentrent pas, un outil sur mesure sera plus adapté.
Cavaléa a eu trois matinées de cadrage, puis une mise en place d'environ quatre semaines pour la première version. La durée dépend du nombre de modules choisis.
Oui. L'outil et les données restent à vous.
Oui. Un accompagnement après la livraison permet de faire évoluer l'outil sur de vrais cas d'usage.
Une question sur votre cas ?
Posez-la à Quentin, il vous répond personnellement.