Cadrage d'un projet logiciel : notre méthode en 5 étapes

Qu'est-ce que le cadrage d'un projet ?

Le cadrage d'un projet logiciel, c'est l'étape qui précède le développement. On y met à plat toutes vos règles et on fixe le périmètre, avant d'engager le budget de réalisation. Chez Magram, chaque projet commence par là, quelle que soit sa taille.

Avant le cadrage, nous vous présentons une estimation : le périmètre pressenti, découpé en modules et en phases, et les hypothèses de ce chiffre. Le cadrage vérifie ces hypothèses une à une et transforme l'estimation en prix ferme.

Notre méthode de cadrage en un coup d'œil

1. Revoir l'existant avant de parler du futur

Nous partons de ce qui marche chez vous. Avant et pendant les ateliers, nous lisons votre logiciel actuel, vos fichiers Excel onglet par onglet, vos devis, vos modèles de documents. C'est là que se cachent les règles que personne n'a jamais écrites, et les données qu'il faudra reprendre dans le nouvel outil.

Exemple. Une PME industrielle d'une quinzaine de salariés voulait remplacer son fichier Excel de congés, de RTT et d'éléments variables de paie. En le lisant, le vrai problème est apparu : le fichier reposait sur deux personnes, et les subtilités de paie finissaient dans une colonne « commentaire » que le cabinet comptable devait interpréter. Le besoin prioritaire est devenu : remettre au cabinet, chaque 25 du mois, des données figées qu'il n'a plus à deviner.

2. Des ateliers par thème, avec ceux qui font le travail

Nous organisons trois à quatre ateliers, chacun sur un grand sujet : par exemple les devis, la production, la facturation. Un atelier dure jusqu'à une heure trente, parfois deux heures quand le sujet est complexe. Chacun réunit les personnes concernées : la direction, l'assistante, un chargé d'affaires, quelqu'un du terrain. Sur place ou en visio.

Nous y passons chaque module en revue, avec des questions concrètes : quelles informations un partenaire peut-il voir ? lesquelles peut-il modifier ? « Si quelqu'un arrive le 15 du mois, combien de tickets restaurant reçoit-il ? » Certains modules vont vite parce qu'ils sont évidents. D'autres demandent un atelier entier. C'est aussi là qu'on décide qu'un module prévu dans l'estimation n'est finalement pas utile.

3. Vérifier ce qui dépend des autres

Un logiciel métier se raccorde presque toujours à d'autres outils : votre logiciel comptable, votre plateforme de facturation électronique, Chorus Pro, un outil d'archivage, votre serveur de fichiers. Ces raccordements ne dépendent pas que de nous. Nous vérifions pendant le cadrage ce que chaque outil permet réellement : raccordement direct, simple export, ou autre solution.

Quand une fonction vous a plu chez un autre éditeur, nous la testons sur vos postes avant d'en faire une promesse. Et quand une contrainte coûte plus cher, comme une application qui doit fonctionner sans réseau sur les chantiers, nous la chiffrons à part.

4. Le cahier de cadrage, module par module

Tout ce travail aboutit à des livrables qui vous appartiennent :

• le cahier de cadrage : le parcours, les règles, les rôles et les droits, module par module ;
• le plan de reprise de vos données : ce qui est repris de vos fichiers, et comment ;
• le calendrier et le plan de bascule : quand le nouvel outil prend le relais, et quand l'ancien peut s'arrêter ;
• le prix ferme de la réalisation.

Chaque règle y est écrite comme un scénario que vous pourrez vérifier vous-même. Une règle encore incertaine est marquée « à valider » plutôt que supposée. Et ce qui ne sera pas fait est écrit aussi.

Exemple. Dans le cahier de la PME industrielle : un collaborateur entre le 15 du mois, ses droits sont calculés au prorata de sa présence ; un non-cadre pose un RTT un mardi, la demande est refusée avec un message clair, ses RTT ne se posant que le vendredi ; un mois est clôturé, toute modification est bloquée, sauf dérogation, qui est tracée.

La connexion à l'ERP, citée dès le premier échange, a été sortie de la première version : l'ERP était encore en cours de paramétrage, et le besoin immédiat n'en dépendait pas.

5. Un prix ferme, puis votre décision

Le cadrage transforme l'estimation de départ en prix ferme. Ce prix repose sur des hypothèses écrites : la profondeur de chaque module, les outils à raccorder, les données à reprendre. Si une hypothèse change, le chiffre bouge, et vous savez pourquoi.

Vous décidez ensuite : lancer la réalisation, ajuster le périmètre en retirant ou en ajoutant un module, ou vous arrêter là. Si vous ne poursuivez pas avec nous, vous repartez avec un cahier exploitable par n'importe quel prestataire.

Après le cadrage : les maquettes, puis le développement

Avant d'écrire une ligne de code, nous dessinons le nouveau parcours. Les maquettes ne sont pas interactives, mais elles montrent où se trouve chaque élément, écran par écran. Vous les validez. Comme sur un chantier : mieux vaut changer la fenêtre sur le plan qu'après avoir monté le mur.

Le développement se fait ensuite module par module. Une phase est livrée toutes les deux semaines environ, testée avec vos vraies données : vous voyez l'outil avancer, et vous y retrouvez vos repères.

Réunions de cadrage : ce que nous attendons de vous

Votre implication est forte au début, puis elle diminue. Pendant le cadrage, il faut :

• participer aux ateliers, avec les personnes qui font le travail ;
• nous transmettre vos fichiers, vos modèles et des documents réels dès le premier atelier ;
• relire le cahier, puis valider les maquettes et chaque livraison.

Nous faisons le travail de lecture et d'écriture. Pendant le projet, un point de suivi par semaine suffit, de 30 minutes à une heure.

Ce que le cadrage ne garantit pas

Un cadrage réduit l'incertitude, il ne la supprime pas. Certaines informations dépendent de vous et peuvent tarder. D'autres règles ne montrent leurs effets qu'à l'usage : un outil bouge dès qu'on s'en sert. C'est pour cela que nous prévoyons, après la mise en service, jusqu'à six mois d'accompagnement à l'usage pour les ajustements qu'aucun cadrage n'aurait pu voir.